Note de Frais Auto-Entrepreneur : Ce que Vous Pouvez Deduire en 2026

Notes de frais et auto-entrepreneur : une realite plus complexe qu'il n'y parait

En tant qu'auto-entrepreneur (micro-entrepreneur), votre regime fiscal est simplifie : vous payez un impot forfaitaire sur votre chiffre d'affaires, sans deduire vos charges reelles. Cela signifie que les "notes de frais" n'existent pas en tant que telles dans le regime micro.

Cependant, vous pouvez tout a fait facturer certains frais a vos clients et gerer des depenses professionnelles qui impactent votre tresorerie. Ce guide vous explique tout.

La realite du regime micro : pas de deduction de charges

Dans le regime de la micro-entreprise, l'administration fiscale applique un abattement forfaitaire sur votre chiffre d'affaires pour tenir compte de vos charges :

• 71 % d'abattement pour les activites de vente de marchandises
• 50 % d'abattement pour les prestations de services commerciales et artisanales
• 34 % d'abattement pour les professions liberales (consultants, freelances...)

Cet abattement est sense couvrir toutes vos charges professionnelles reelles. Vous ne pouvez pas deduire en plus vos depenses reelles, meme si elles depassent l'abattement. C'est le principe du regime micro.

Ce que vous pouvez facturer en plus de vos honoraires

Meme si vous ne "deduisez" pas vos charges, vous pouvez refacturer certains frais a vos clients. Ces remboursements de frais (appeles debourses) ne font pas partie de votre chiffre d'affaires s'ils sont geres correctement.

Les debourses : frais refactures au client

Un debourse est une depense que vous avancez pour le compte de votre client et que vous lui refacturez au reel, avec justificatifs. Pour qu'un debourse ne soit pas integre a votre CA :

• Il doit etre engage pour le compte et sur ordre expres du client
• Vous devez rendre compte au client des depenses exactes
• Vous devez etre remboursee a l'euro pres (pas de marge)

Exemples typiques de debourses : billet de train pour se rendre chez un client, achat de materiel specifique pour une mission, frais d'hebergement sur un chantier client.

Comment facturer les debourses ?

Sur votre facture, mentionnez les debourses sur une ligne separee avec la mention "Debourse" ou "Frais refactures". Gardez precisement toutes les preuves (billets, tickets, factures) pour justifier ces remboursements en cas de controle.

Un logiciel comme Freebe ou Indy vous permet de gerer facilement ces debourses et de les integrer a vos factures.

Depenses professionnelles courantes pour auto-entrepreneurs

Meme si vous ne les deduisez pas fiscalement, il est important de suivre vos depenses professionnelles pour :

• Evaluer la rentabilite reelle de votre activite
• Decider si le passage en societe (SASU, EURL) serait plus avantageux
• Negocier vos tarifs en consequence

Materiels et equipements

Ordinateur, smartphone, imprimante, peripheriques... Tout le materiel utilise pour votre activite est une charge professionnelle. En regime micro, elle est censee etre couverte par l'abattement forfaitaire.

Si vos charges reelles depassent l'abattement (ce qui arrive souvent pour les consultants avec peu de "materiaux"), cela plaide pour passer en regime reel via une EURL ou SASU.

Abonnements et logiciels

Votre logiciel de facturation (Freebe, Indy...), votre suite bureautique, vos outils de marketing, votre stockage cloud... Tous ces abonnements sont des charges professionnelles a suivre.

Frais de deplacement

Les frais de deplacement (transport, carburant, peages) peuvent etre refactures en debourses si vous vous deplacez pour un client specifique. Si vous utilisez votre vehicule personnel pour des deplacements professionnels, vous pouvez appliquer le bareme kilometrique officiel pour calculer le cout reel et le refacturer a votre client.

Repas professionnels

Les repas pris en deplacement professionnel peuvent etre refactures en debourses si c'est pour le compte d'un client. Les repas avec des clients (repas d'affaires) ne sont pas refacturables en debourses mais representent une charge que vous devriez integrer dans vos tarifs.

Frais de bureau et telephone

Si vous travaillez depuis chez vous, une partie de vos loyers, factures internet et electricite peut etre consideree comme professionnelle. Cette quote-part (calculee au prorata de la surface utilisee) ne peut pas etre deduite en regime micro, mais c'est un element a prendre en compte pour evaluer vos charges reelles.

Quand passer au regime reel ?

Si vos charges reelles depassent regulierement l'abattement forfaitaire de votre regime, il est probablement temps de passer en regime reel (IS ou IR avec deduction des charges reelles) via une EURL ou une SASU.

Exemple : un consultant en informatique facturai 60 000 EUR/an avec un abattement de 34% (soit 20 400 EUR de charges forfaitaires). Si ses vraies charges (materiel, logiciels, formation, deplacement, telephonie) depassent 20 400 EUR, il paie trop d'impots en micro.

Notre guide SASU ou EURL : quel statut choisir comme freelance vous aide a prendre cette decision.

Comment tenir sa comptabilite en auto-entrepreneur ?

Meme si vous n'avez pas de comptabilite formelle a tenir (pas de bilan, pas de compte de resultat), vous devez :

• Tenir un livre des recettes (toutes vos encaissements)
• Tenir un registre des achats si vous vendez des marchandises
• Conserver toutes vos factures d'achat pendant 10 ans
• Conserver toutes vos factures de vente emises pendant 10 ans

Un logiciel de facturation pour auto-entrepreneur comme Freebe ou Indy vous simplifie enormement cette gestion en automatisant la plupart de ces obligations.

FAQ : Notes de frais et auto-entrepreneur

Puis-je deduire mon abonnement internet de mes impots en auto-entrepreneur ? Non, en regime micro, vous ne pouvez pas deduire vos charges reelles. L'abattement forfaitaire est sense couvrir tous vos frais, y compris internet. Si votre activite genere beaucoup de frais, evaluez l'opportunite de passer en regime reel via une societe.

Comment refacturer mes frais de deplacement a un client ? Facturez-les en "debourses" sur votre facture : ligne separee, montant exact (avec justificatifs), pas de TVA si vous etes en franchise en base. Gardez bien tous vos titres de transport et tickets de carburant.

Un repas avec un client est-il deductible ? En regime micro, non. Vous pouvez refacturer au client un repas pris en son nom (si c'est un debourse), mais un repas d'affaires "relationnel" n'est pas deductible. En regime reel (EURL, SASU), il serait partiellement deductible.

Quel logiciel pour gerer mes frais en auto-entrepreneur ? Freebe est specialement concu pour les micro-entrepreneurs et integre la gestion des debourses et des notes de frais dans ses factures. Indy offre une vue complete tresorerie + facturation tres pratique au quotidien.